Pesan WhatsApp sering menjadi jalur awal komunikasi antara pelamar dan tim rekrutmen. Cara menulis chat yang rapi membantu HRD memahami tujuan Anda tanpa perlu bertanya berulang kali. Karena itu, gunakan bahasa sopan, singkat, serta kirim pesan pada waktu yang tepat.
Apa Itu Chat HRD di WA
Chat HRD di WhatsApp adalah komunikasi melalui aplikasi WhatsApp antara pelamar dan bagian sumber daya manusia perusahaan. Pesan ini dapat dipakai untuk mengirim lamaran, mengonfirmasi jadwal wawancara, atau menanyakan informasi rekrutmen. Meski medianya santai, isi pesannya tetap perlu mengikuti etika komunikasi kerja.
Gunakan WhatsApp untuk Keperluan Rekrutmen
HRD dapat membagikan nomor WhatsApp dalam lowongan resmi atau menghubungi kandidat lebih dulu. Pastikan nomor tersebut berasal dari akun perusahaan, situs karier resmi, atau informasi lowongan yang tepercaya. Jangan mengirim dokumen pribadi ke nomor yang tidak jelas identitasnya.
Pahami Tujuan Pesan Sebelum Menghubungi
Tentukan kebutuhan Anda sebelum mulai mengetik, misalnya melamar posisi tertentu atau mengonfirmasi undangan tes. Tujuan yang jelas membuat chat lebih terarah. HRD juga lebih mudah memberikan respons yang sesuai.
Etika Chat dengan HRD via WhatsApp
Pesan kepada HRD mencerminkan cara Anda berkomunikasi di lingkungan kerja. Gunakan nama lengkap, salam, dan pilihan kata yang mudah dipahami. Hindari gaya chat terlalu santai, singkatan berlebihan, serta penggunaan huruf kapital seluruhnya.
Pilih Bahasa yang Sopan dan Ringkas
Menurut Djoko Purwanto dalam buku Komunikasi Bisnis, pesan bisnis perlu disampaikan secara jelas, singkat, dan sopan agar mudah dipahami penerima. Terapkan prinsip tersebut dengan membuat satu pesan yang berisi identitas, tujuan, dan informasi utama. Periksa kembali salah ketik sebelum menekan tombol kirim.
Hindari Menghubungi di Luar Jam Wajar
Kirim chat pada hari dan jam kerja, kecuali HRD memberi arahan lain. Waktu yang aman umumnya pada pagi hingga sore hari. Hindari mengirim pesan tengah malam atau berulang kali ketika belum ada balasan.
Langkah Cara Chat HRD di WA yang Tepat
Cara chat HRD di WA dapat dimulai dengan pesan yang langsung menjelaskan konteks. Jangan hanya mengirim kata permisi atau bertanya apakah HRD sedang sibuk. Sampaikan informasi penting dalam satu rangkaian pesan agar terlihat siap dan profesional.
Susun Pesan dengan Urutan yang Jelas
Gunakan susunan sederhana agar HRD dapat membaca pesan dengan cepat. Anda dapat mengikuti lima langkah berikut.
- Awali dengan salam sesuai waktu.
- Sebutkan nama lengkap Anda.
- Tuliskan posisi yang dilamar.
- Jelaskan tujuan menghubungi HRD.
- Sampaikan penutup dan ucapan terima kasih.
Gunakan Template yang Mudah Disesuaikan
Contoh pesan yang bisa digunakan adalah, Selamat pagi Bapak atau Ibu, perkenalkan saya Rani Pratama. Saya ingin melamar posisi Admin yang diinformasikan melalui akun Instagram perusahaan. Saya sudah mengirimkan CV sesuai ketentuan. Terima kasih atas waktunya.
Sesuaikan nama posisi, sumber lowongan, dan dokumen yang diminta. Jangan menyalin pesan tanpa mengecek kembali detail perusahaan. Kesalahan menyebut nama perusahaan dapat memberi kesan kurang teliti.
Tips agar Chat ke HRD Lebih Efektif
Pesan yang baik tetap perlu diikuti sikap sabar setelah dikirim. HRD dapat menangani banyak kandidat dalam waktu bersamaan. Beri waktu untuk respons sebelum Anda melakukan follow up atau mengingatkan kembali.
Periksa Dokumen dan Profil WhatsApp
Pastikan CV, portofolio, dan file pendukung sudah sesuai dengan posisi yang dilamar. Gunakan nama asli pada profil WhatsApp agar HRD mudah mengenali pengirim. Foto profil yang rapi juga dapat mendukung kesan profesional.
Lakukan Follow Up dengan Sopan
Follow up adalah pesan lanjutan untuk menanyakan perkembangan lamaran. Kirim setelah beberapa hari kerja atau sesuai batas waktu yang disebutkan dalam lowongan. Tulis singkat, misalnya menanyakan apakah dokumen lamaran telah diterima.
Cara chat HRD di WA yang baik berfokus pada kejelasan, kesopanan, dan ketelitian. Pesan yang tertata membantu Anda membangun kesan positif sejak komunikasi pertama.
