Jadwal kerja yang jelas membantu karyawan mengetahui waktu masuk, waktu istirahat, dan hari libur mereka. Sistem ini banyak dipakai di bisnis yang beroperasi dengan jam panjang, seperti rumah sakit, hotel, restoran, pabrik, hingga layanan keamanan. Karena itu, perusahaan perlu menyusun jadwal secara rapi agar operasional tetap berjalan dan beban kerja lebih seimbang.
Apa itu roster? Roster adalah daftar jadwal kerja karyawan yang biasanya memuat pembagian shift, jam kerja, lokasi penugasan, serta hari libur dalam periode tertentu. Dokumen ini dapat dibuat untuk jadwal harian, mingguan, atau bulanan sesuai kebutuhan perusahaan.
Apa Itu Roster dalam Dunia Kerja
Roster sering disebut juga sebagai jadwal shift atau jadwal kerja. Isinya memberi gambaran siapa yang bertugas pada waktu tertentu, termasuk karyawan pengganti saat ada rekan yang cuti atau berhalangan hadir. Dengan roster, atasan dan karyawan memiliki acuan yang sama sebelum pekerjaan dimulai.
Penggunaan roster paling terasa pada pekerjaan yang membutuhkan petugas sepanjang hari. Misalnya, restoran perlu membagi tim untuk shift pagi, siang, dan malam agar pelayanan kepada pelanggan tidak berhenti. Di sisi lain, kantor dengan jam kerja reguler juga dapat memakai roster untuk mengatur jadwal piket atau petugas akhir pekan.
Istilah roster sendiri tidak memiliki bentuk baku tunggal di aturan ketenagakerjaan Indonesia. Namun, penyusunannya tetap harus mengikuti ketentuan waktu kerja, waktu istirahat, dan hak karyawan yang berlaku.
Memuat Pembagian Waktu dan Tugas
Roster umumnya mencantumkan nama karyawan, tanggal kerja, jam mulai, jam selesai, serta jenis shift. Beberapa perusahaan juga menambahkan posisi atau area kerja, misalnya kasir, pelayan, petugas keamanan, atau operator produksi. Format ini memudahkan karyawan memahami tugasnya tanpa perlu bertanya berulang kali.
Berbeda dari Daftar Kehadiran
Roster dibuat sebelum karyawan bekerja, sedangkan daftar kehadiran mencatat kehadiran yang benar-benar terjadi. Seorang karyawan bisa tercantum dalam roster shift pagi, tetapi absensinya menunjukkan ia terlambat atau tidak masuk. Karena itu, dua dokumen ini perlu dikelola secara terpisah.
Fungsi Roster bagi Karyawan dan Perusahaan
Roster membantu perusahaan menjaga jumlah petugas pada setiap jam kerja. Pembagian yang tepat juga mengurangi risiko satu shift kekurangan orang ketika aktivitas sedang ramai. Bagi karyawan, jadwal yang dibagikan lebih awal membuat waktu pribadi lebih mudah diatur.
Selain itu, roster memberi dasar yang lebih jelas saat perusahaan menghitung lembur, mengganti shift, atau menyetujui cuti. Karyawan dapat melihat jadwalnya lebih dulu dan mengajukan pertukaran shift bila ada keperluan. Komunikasi seperti ini membantu mencegah kesalahpahaman di tempat kerja.
Menurut Pemerintah Republik Indonesia dalam Undang Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, waktu kerja pada umumnya diatur paling banyak 40 jam dalam satu minggu, dengan pembagian lima atau enam hari kerja.
Menjaga Operasional Tetap Lancar
Bisnis yang melayani pelanggan setiap hari perlu memastikan selalu ada karyawan yang bertugas. Roster membuat manajer dapat melihat kekosongan shift sejak awal. Dengan begitu, perusahaan punya waktu mencari pengganti sebelum pelayanan terganggu.
Membantu Pembagian Kerja Lebih Adil
Jadwal yang disusun bergiliran dapat mencegah satu orang terus-menerus mendapat shift malam atau hari libur. Manajer perlu mempertimbangkan jumlah jam kerja, kemampuan karyawan, dan kebutuhan operasional saat membaginya. Pembagian yang terbuka juga dapat meningkatkan rasa percaya dalam tim.
Cara Menyusun Roster Kerja yang Lebih Rapi
Penyusunan roster sebaiknya dimulai dari kebutuhan tenaga kerja pada setiap jam operasional. Manajer perlu mengetahui jumlah karyawan yang tersedia, keterampilan mereka, serta jadwal cuti yang sudah diajukan. Setelah itu, jadwal dapat dibagikan lebih awal agar karyawan punya waktu menyiapkan diri.
Roster yang baik juga perlu mudah dibaca. Perusahaan dapat memakai lembar kerja digital, aplikasi penjadwalan, atau papan informasi di tempat kerja. Pilihan medianya dapat disesuaikan dengan jumlah tim dan kebiasaan kerja perusahaan.
Menurut Pemerintah Republik Indonesia dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja, pengaturan waktu kerja perlu disertai pemenuhan waktu istirahat bagi pekerja.
Catat Ketersediaan Karyawan Sejak Awal
Mintalah karyawan menyampaikan jadwal cuti, kegiatan penting, atau keterbatasan waktu sebelum roster dibuat. Langkah ini mengurangi perubahan mendadak yang dapat mengacaukan pembagian shift. Manajer juga lebih mudah menyiapkan pekerja pengganti.
Bagikan Jadwal dan Perbarui Perubahan
Bagikan roster melalui saluran yang mudah diakses seluruh tim, misalnya grup kerja atau aplikasi internal. Jika ada pertukaran shift, catat perubahan tersebut segera agar data jadwal tetap sama bagi karyawan, atasan, dan bagian administrasi. Apa itu roster akan lebih mudah dipahami ketika jadwal tersebut benar-benar dipakai secara konsisten dalam kegiatan kerja sehari-hari.
