Personalia mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan karyawan, mulai dari proses masuk kerja hingga administrasi selama bekerja. Divisi ini membantu perusahaan memastikan hak, kewajiban, dan data tenaga kerja tertata dengan baik. Karena itu, pekerjaan personalia sering berhubungan langsung dengan karyawan, manajer, serta instansi ketenagakerjaan.
Istilah personalia masih banyak digunakan di perusahaan Indonesia, terutama untuk jabatan yang fokus pada administrasi dan hubungan kerja. Namun, cakupan pekerjaannya kini semakin luas seiring perubahan cara perusahaan mengelola sumber daya manusia.
Apa Itu Personalia dalam Perusahaan
Personalia adalah fungsi perusahaan yang menangani kebutuhan administrasi dan hubungan kerja karyawan. Ruang kerjanya mencakup dokumen kerja, absensi, cuti, penggajian, hingga kepatuhan terhadap aturan ketenagakerjaan. Dalam perusahaan kecil, tugas ini dapat dijalankan oleh satu orang. Perusahaan besar biasanya memiliki tim khusus.
Personalia dalam Pengelolaan Karyawan
Menurut Gary Dessler dalam buku Human Resource Management, manajemen sumber daya manusia mencakup kebijakan dan praktik yang berkaitan dengan orang yang bekerja dalam organisasi. Personalia menjalankan sebagian praktik tersebut dalam bentuk kegiatan yang dekat dengan kebutuhan harian karyawan. (Sumber: Pearson)
Contohnya, staf personalia menyiapkan perjanjian kerja saat seseorang diterima, memperbarui data keluarga karyawan, dan mengurus dokumen cuti.
Perbedaan Personalia dan HRD
Personalia umumnya berfokus pada administrasi tenaga kerja dan hubungan industrial. Hubungan industrial adalah hubungan antara perusahaan, pekerja, dan pemerintah dalam dunia kerja.
Sementara itu, HRD atau pengembangan sumber daya manusia lebih sering menangani pelatihan, penilaian kinerja, perencanaan karier, serta pengembangan kemampuan karyawan. Di banyak perusahaan, kedua fungsi tersebut berada dalam satu departemen SDM.
Perkembangan Fungsi Personalia
Pada awalnya, pekerjaan personalia banyak berkaitan dengan pencatatan kehadiran, upah, dan berkas pekerja. Kebutuhan perusahaan kemudian berkembang karena pengelolaan karyawan turut memengaruhi produktivitas dan suasana kerja. Saat ini, personalia perlu memahami aturan, teknologi, dan komunikasi internal.
Dari Administrasi ke Pengelolaan SDM
Penggunaan sistem digital membuat proses absensi, pengajuan cuti, dan penyimpanan dokumen menjadi lebih cepat. Meski begitu, personalia tetap perlu memeriksa ketepatan data agar tidak terjadi kesalahan pada penggajian atau hak karyawan.
Perubahan ini membuat personalia perlu lebih teliti dalam mengelola informasi yang bersifat pribadi, seperti nomor identitas, rekening bank, dan data keluarga.
Menjaga Kepatuhan Aturan Kerja
Undang Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mengatur sejumlah hal, termasuk hubungan kerja, waktu kerja, perlindungan, dan pengupahan. Perusahaan perlu menjalankan aturan tersebut dalam kebijakan kerja sehari-hari. (Sumber: Pemerintah Republik Indonesia)
Karena itu, personalia perlu mengikuti perubahan peraturan agar dokumen dan prosedur perusahaan tetap sesuai ketentuan.
Tugas dan Kompetensi Personalia
Tugas personalia dapat berbeda sesuai ukuran dan jenis perusahaan. Namun, inti pekerjaannya tetap berkaitan dengan kelancaran administrasi serta hubungan kerja. Ketelitian menjadi kemampuan yang sangat dibutuhkan karena kesalahan kecil dapat berdampak pada karyawan dan perusahaan.
Mengurus Administrasi dan Data Karyawan
Personalia biasanya mengelola kontrak kerja, data absensi, izin, cuti, surat keterangan kerja, serta dokumen penggajian. Mereka juga membantu memastikan data tersebut mudah ditemukan saat dibutuhkan.
Pengelolaan yang rapi membantu perusahaan mengambil keputusan berbasis data, misalnya saat menghitung kebutuhan tenaga kerja atau mengevaluasi tingkat kehadiran.
Membangun Komunikasi yang Baik
Staf personalia perlu menjelaskan aturan perusahaan dengan bahasa yang mudah dipahami. Mereka juga sering menjadi tempat awal karyawan menyampaikan persoalan administrasi, keluhan kerja, atau pertanyaan tentang haknya.
Jadi, apa itu personalia dapat dipahami sebagai fungsi yang menjaga administrasi karyawan tetap tertib sekaligus membantu hubungan kerja berjalan sehat.
