Data karyawan, absensi, cuti, hingga penggajian sering kali menumpuk jika masih dicatat secara manual. Kondisi ini dapat membuat tim HR lebih lama mencari informasi dan meningkatkan risiko salah input. Karena itu, banyak perusahaan memakai sistem digital untuk mengelola administrasi karyawan.
Apa itu HRIS? HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sistem informasi yang membantu perusahaan menyimpan, mengolah, dan memakai data sumber daya manusia secara lebih rapi. Sistem ini dapat digunakan oleh usaha kecil hingga perusahaan dengan jumlah karyawan besar.
Pengertian HRIS dalam Pengelolaan Karyawan
HRIS menghubungkan pekerjaan HR dengan teknologi informasi. Melalui satu sistem, perusahaan dapat menyimpan data karyawan secara terpusat dan mengurangi pencatatan berulang. Akses terhadap data juga bisa diatur berdasarkan peran pengguna.
Istilah ini sering muncul saat perusahaan mulai memakai aplikasi absensi, sistem cuti, atau penggajian digital. Namun, cakupan HRIS sebenarnya lebih luas daripada aplikasi absensi saja. Sistem ini mendukung proses kerja HR dari awal hingga karyawan meninggalkan perusahaan.
Menurut Abdul Kadir dalam buku Pengenalan Sistem Informasi, sistem informasi terdiri dari komponen yang saling berkaitan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyajikan informasi. Prinsip tersebut juga menjadi dasar kerja HRIS dalam mengelola data karyawan. (Sumber: Penerbit Andi)
Data Karyawan dalam Satu Sistem
HRIS biasanya memuat profil karyawan, jabatan, riwayat kerja, data rekening, dokumen kontrak, serta informasi kehadiran. Tim HR tidak perlu mencari berkas dari banyak folder atau arsip fisik ketika membutuhkan data tertentu.
Contohnya, saat seorang karyawan mengajukan perubahan alamat atau nomor rekening, pembaruan dapat dilakukan melalui sistem sesuai alur persetujuan perusahaan. Data terbaru lalu dapat dipakai oleh bagian HR dan keuangan.
Pengguna HRIS di Perusahaan
Tim HR menjadi pengguna utama HRIS karena mereka mengelola administrasi dan kebijakan karyawan. Meski begitu, manajer, staf keuangan, serta karyawan juga dapat memakai fitur tertentu sesuai kewenangannya.
Karyawan umumnya mengakses layanan mandiri atau self service. Fitur ini memungkinkan mereka mengajukan cuti, melihat slip gaji, memperbarui data pribadi, atau memeriksa sisa jatah cuti.
Fungsi dan Manfaat HRIS bagi Perusahaan
Fungsi utama HRIS adalah membuat proses administrasi SDM lebih teratur. Sistem ini membantu perusahaan mengurangi pekerjaan manual yang berulang setiap bulan. Waktu tim HR pun dapat dialihkan untuk kegiatan yang lebih strategis, seperti pengembangan karyawan.
Manfaatnya akan terasa ketika data karyawan bertambah dan proses persetujuan melibatkan banyak pihak. Informasi yang tersimpan dengan baik juga membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan data. Namun, kualitas hasil tetap bergantung pada ketelitian saat memasukkan data.
Beberapa fungsi HRIS yang paling umum digunakan meliputi hal berikut.
- Menyimpan data pribadi, jabatan, kontrak kerja, dan riwayat karyawan secara terpusat.
- Mencatat absensi, keterlambatan, jam lembur, serta jadwal kerja karyawan.
- Mengelola pengajuan cuti, izin, sakit, dan persetujuan dari atasan.
- Membantu proses penggajian dengan memakai data kehadiran, tunjangan, dan potongan.
- Mendukung rekrutmen, mulai dari penyimpanan lamaran hingga pemantauan tahapan seleksi.
- Mencatat pelatihan, penilaian kerja, dan kebutuhan pengembangan kompetensi karyawan.
Mempercepat Administrasi HR
HRIS dapat mempercepat pekerjaan rutin, misalnya rekap kehadiran untuk penggajian bulanan. Tim HR juga lebih mudah menelusuri dokumen karyawan karena data tersimpan dalam satu tempat.
Di sisi lain, sistem ini membantu mengurangi risiko data ganda. Perusahaan tetap perlu memeriksa data secara berkala agar informasi yang tersimpan tetap akurat.
Mendukung Keputusan Berbasis Data
HRIS dapat menyajikan laporan jumlah karyawan, tingkat kehadiran, penggunaan cuti, hingga kebutuhan pelatihan. Laporan tersebut membantu manajer melihat kondisi tenaga kerja dengan lebih jelas.
Misalnya, perusahaan dapat melihat divisi dengan tingkat keterlambatan tinggi dan mencari penyebabnya. Hasilnya dapat menjadi bahan evaluasi jadwal kerja, beban kerja, atau kebijakan internal.
Fitur HRIS yang Sering Dipakai
Setiap penyedia HRIS menawarkan fitur yang berbeda. Perusahaan perlu memilih fitur berdasarkan jumlah karyawan, struktur kerja, serta proses yang ingin diperbaiki. Usaha dengan satu lokasi kerja tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dari perusahaan dengan banyak cabang.
Fitur dasar biasanya berfokus pada administrasi data dan kehadiran. Sementara itu, perusahaan yang lebih besar dapat memakai modul tambahan untuk rekrutmen, penilaian kinerja, atau pelatihan. Pemilihan fitur sebaiknya dilakukan setelah perusahaan memetakan alur kerja HR yang ada.
Beberapa fitur juga memakai data pribadi karyawan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memastikan keamanan sistem dan membatasi akses pengguna sesuai tugasnya.
Absensi dan Penggajian
Fitur absensi mencatat waktu masuk, pulang, lembur, atau jadwal kerja. Data tersebut dapat dihubungkan dengan fitur penggajian agar perhitungan gaji lebih cepat dan konsisten.
Namun, perusahaan tetap perlu menyesuaikan rumus gaji dengan kebijakan internal serta peraturan ketenagakerjaan yang berlaku. Kesalahan pengaturan komponen gaji dapat berdampak langsung pada hak karyawan.
Rekrutmen dan Penilaian Kinerja
Modul rekrutmen membantu HR mengelola data pelamar, jadwal wawancara, serta hasil seleksi. Sementara itu, fitur penilaian kinerja dapat dipakai untuk mencatat target kerja dan hasil evaluasi berkala.
Data dari kedua modul ini dapat membantu perusahaan melihat kebutuhan tenaga kerja dan pengembangan kompetensi. Penggunaannya perlu disertai indikator penilaian yang jelas agar hasil evaluasi tetap adil.
Langkah Menerapkan HRIS di Perusahaan
Penerapan HRIS perlu disiapkan secara bertahap. Perusahaan sebaiknya tidak langsung memindahkan seluruh proses tanpa mengecek kualitas data dan kesiapan pengguna. Langkah awal yang rapi akan mengurangi masalah saat sistem mulai digunakan.
Keamanan data juga perlu menjadi perhatian sejak awal. Undang Undang Nomor 27 Tahun 2022 mengatur perlindungan data pribadi, termasuk kewajiban pengendali data untuk menjaga keamanan data pribadi yang diproses. (Sumber: JDIH BPK RI)
Berikut langkah praktis yang dapat dilakukan sebelum memakai HRIS.
Petakan Kebutuhan dan Rapikan Data
Perusahaan dapat memulai dengan mengidentifikasi masalah yang paling sering terjadi, seperti rekap absensi yang lambat atau data cuti yang sulit dilacak. Setelah itu, rapikan data karyawan agar tidak ada informasi ganda atau dokumen yang sudah tidak berlaku.
Langkah ini membantu perusahaan memilih sistem yang sesuai. HRIS yang terlalu rumit justru dapat menyulitkan pengguna jika fitur yang tersedia tidak benar-benar dibutuhkan.
Latih Pengguna dan Evaluasi Sistem
Berikan pelatihan singkat kepada HR, manajer, dan karyawan sebelum sistem digunakan penuh. Materi pelatihan dapat mencakup cara masuk ke akun, mengajukan cuti, memperbarui data, dan menghubungi bantuan saat terjadi kendala.
Setelah berjalan, perusahaan perlu mengevaluasi penggunaan HRIS secara berkala. Apa itu HRIS pada akhirnya dapat dipahami sebagai alat kerja yang membantu HR bekerja lebih tertata, selama sistem dipakai dengan data yang akurat dan aturan akses yang jelas.
