Kegiatan kantor berjalan lancar karena ada pihak yang mengurus fasilitas, kebutuhan operasional, hingga kenyamanan area kerja. Tugas tersebut sering ditangani oleh divisi General Affair atau GA. Lalu, apa itu General Affair dan mengapa posisinya dibutuhkan di banyak perusahaan?
Pengertian Apa Itu General Affair dalam Dunia Kerja
General Affair adalah fungsi yang mengelola kebutuhan umum perusahaan agar aktivitas kerja dapat berlangsung tertib. Posisi ini biasanya menangani sarana kantor, pengadaan barang, pemeliharaan gedung, serta hubungan dengan penyedia jasa. Nama divisinya dapat berbeda di setiap perusahaan, misalnya GA, Office Management, atau General Services.
Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern, administrasi perkantoran mencakup kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan informasi untuk mendukung pekerjaan organisasi. Aktivitas GA banyak berkaitan dengan dukungan administrasi dan fasilitas tersebut. Sumber: The Liang Gie
Ruang Lingkup Kerja General Affair
Ruang lingkup GA biasanya meliputi pengelolaan aset kantor, kebersihan, keamanan, kendaraan operasional, dan kebutuhan alat tulis. GA juga dapat mengurus perbaikan fasilitas, seperti pendingin ruangan, lampu, meja kerja, atau jaringan internet.
Di perusahaan yang lebih besar, GA sering bekerja bersama petugas keamanan, petugas kebersihan, teknisi, dan vendor. Vendor adalah pihak luar yang menyediakan barang atau jasa bagi perusahaan.
Perbedaan General Affair dan HRD
GA berfokus pada kesiapan tempat dan fasilitas kerja. Sementara itu, Human Resources Development atau HRD mengelola sumber daya manusia, mulai dari rekrutmen, absensi, pelatihan, hingga kebijakan karyawan.
Keduanya tetap saling berkaitan. Saat perusahaan menerima karyawan baru, HRD menyiapkan proses administrasi pegawai, sedangkan GA dapat menyiapkan meja, kursi, kartu akses, dan perangkat kerja.
Perkembangan General Affair di Perusahaan Indonesia
Istilah General Affair berkembang seiring kebutuhan perusahaan untuk membagi pekerjaan operasional secara lebih rapi. Pada usaha kecil, tugas ini kadang masih dirangkap oleh pemilik usaha atau staf administrasi. Ketika jumlah pekerja, aset, dan aktivitas kantor bertambah, perusahaan biasanya membentuk fungsi GA secara khusus.
Peran GA kini semakin luas karena kantor perlu mengelola aset dengan lebih terukur. Perusahaan juga perlu memastikan lingkungan kerja tetap aman, bersih, dan layak digunakan setiap hari.
Dari Administrasi ke Pengelolaan Fasilitas
Pada awalnya, pekerjaan yang kini dikenal sebagai GA banyak berkaitan dengan urusan rumah tangga kantor, seperti surat-menyurat dan perlengkapan kerja. Seiring perkembangan perusahaan, cakupannya meluas ke pengadaan, inventaris, pemeliharaan gedung, dan pengelolaan layanan vendor.
Menurut Rasto dalam buku Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana, pengelolaan sarana mencakup perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyimpanan, penataan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penghapusan barang. Siklus tersebut relevan dengan pekerjaan GA saat mengelola aset perusahaan. Sumber: Rasto
Peran GA dalam Sistem Kerja Modern
Banyak perusahaan kini memakai aplikasi inventaris untuk mencatat kondisi dan lokasi aset. Cara ini membantu GA mengetahui jumlah perangkat, jadwal perawatan, serta barang yang perlu diganti.
GA juga ikut menyesuaikan kebutuhan kerja hybrid, yaitu sistem kerja yang menggabungkan kerja dari kantor dan lokasi lain. Contohnya, GA mengatur kapasitas ruang rapat, loker, serta peminjaman perangkat kerja.
Tugas dan Tanggung Jawab General Affair
Tugas General Affair dapat berbeda menurut skala dan bidang usaha perusahaan. Namun, tujuan utamanya tetap sama, yaitu memastikan kebutuhan operasional tersedia tepat waktu. Pekerjaan ini menuntut ketelitian karena banyak keputusan GA berkaitan dengan biaya dan kelancaran kerja banyak orang.
Mengelola Fasilitas dan Aset Kantor
GA mencatat aset seperti komputer, meja, kursi, kendaraan, alat komunikasi, dan perlengkapan kerja lainnya. Pencatatan ini berguna untuk mencegah barang hilang, memantau kondisi barang, serta merencanakan penggantian aset.
Selain itu, GA mengatur perawatan fasilitas agar tidak mengganggu pekerjaan. Misalnya, GA menghubungi teknisi ketika lift, jaringan listrik, atau mesin fotokopi mengalami masalah.
Mengurus Pengadaan dan Kebutuhan Harian
GA membeli atau mengadakan barang yang dibutuhkan kantor sesuai prosedur perusahaan. Kebutuhan itu dapat berupa alat tulis, air minum, perlengkapan kebersihan, furnitur, hingga seragam kerja.
Beberapa aktivitas harian GA antara lain:
- Memeriksa stok perlengkapan kantor
- Mengatur jadwal kebersihan dan keamanan
- Menghubungi vendor untuk perbaikan fasilitas
- Mencatat aset masuk dan keluar
- Mengurus kebutuhan ruang rapat atau acara kantor
Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi General Affair
Pekerjaan GA membutuhkan kemampuan administrasi sekaligus komunikasi yang baik. Staf GA akan berhubungan dengan karyawan dari berbagai divisi, pimpinan, dan pihak vendor. Karena itu, kemampuan mengatur prioritas sangat membantu saat beberapa kebutuhan datang bersamaan.
Kemampuan Administrasi dan Pengadaan
Staf GA perlu mampu membuat catatan inventaris, permintaan pembelian, laporan pengeluaran, dan dokumen kerja sama vendor. Kemampuan menggunakan spreadsheet juga membantu saat mengelola data aset dan anggaran.
Ketelitian sangat diperlukan saat memeriksa jumlah barang, harga, serta dokumen pengadaan. Kesalahan kecil dapat membuat kebutuhan kantor terlambat tersedia atau biaya menjadi tidak sesuai rencana.
Komunikasi dan Pemecahan Masalah
GA perlu menyampaikan kebutuhan kerja secara jelas kepada vendor maupun karyawan. Kemampuan ini membuat proses perbaikan atau pengadaan barang berjalan lebih cepat.
Masalah operasional sering muncul tanpa rencana, seperti listrik padam atau ruang kerja bocor. Dalam situasi seperti itu, GA perlu menentukan tindakan cepat sambil tetap mengikuti aturan perusahaan.
Hubungan General Affair dengan Divisi Lain
General Affair tidak bekerja sendiri karena kebutuhan kantor datang dari banyak divisi. Koordinasi yang baik membantu perusahaan menghindari pembelian berulang, keterlambatan perbaikan, atau penggunaan aset yang tidak tercatat. Oleh karena itu, GA perlu memahami kebutuhan dasar tiap unit kerja.
Koordinasi dengan HRD dan Keuangan
GA berkoordinasi dengan HRD saat ada karyawan baru, perpindahan meja, kegiatan pelatihan, atau acara internal. Kerja sama ini membuat kebutuhan ruang dan fasilitas dapat disiapkan sebelum kegiatan dimulai.
Dengan divisi keuangan, GA biasanya mengajukan anggaran, menyerahkan bukti transaksi, dan memantau biaya operasional. Data yang rapi memudahkan perusahaan menilai pengeluaran fasilitas kantor.
Tantangan dalam Pekerjaan GA
Tantangan GA sering muncul ketika kebutuhan mendadak harus dipenuhi dengan anggaran terbatas. GA juga perlu menjaga kualitas layanan vendor agar fasilitas yang digunakan karyawan tetap aman dan nyaman.
Pemahaman tentang apa itu General Affair membantu calon pekerja melihat bahwa bidang ini berperan langsung dalam kelancaran kegiatan kantor sehari-hari. Perusahaan yang mengelola GA dengan baik cenderung lebih siap menghadapi kebutuhan operasional yang berubah cepat.
