Saat mau berhenti bekerja dari suatu perusahaan, kamu tidak bisa keluar begitu saja lho. Kamu perlu mengajukan surat resign terlebih dahulu.
Pelajari lebih lanjut mengenai apa itu surat resign, fungsi, cara resign yang profesional dan contoh surat resign di artikel ini, yuk.
Apa Itu Surat Resign?
Surat resign adalah surat resmi yang berisi permohonan untuk berhenti bekerja dari suatu perusahaan. Karena kamu yang mau mengundurkan diri, tentunya surat ini harus kamu tulis sendiri menggunakan format dan aturan yang sudah ditentukan.
Kenapa Harus Membuat Surat Resign?
Surat pengunduran diri atau surat resign memiliki fungsi untuk memberitahukan keinginan kamu berhenti bekerja sesuai aturan perusahaan, sekaligus untuk menjaga hubungan baik meskipun masa kerja sudah berakhir.
Selain itu, masih ada beberapa fungsi lain perlunya kamu membuat dan mengirimkan surat resign, di antaranya:
1. Kebutuhan Administrasi HR
Dokumen resmi untuk kebutuhan administrasi HR dalam memproses pemutusan kerja sama, sekaligus untuk menghitung hak karyawan yang perlu kamu terima. Misalnya gaji terakhir, surat rekomendasi, surat pengalaman kerja, dll.
2. Bentuk Penghormatan & Profesionalitas
Mengirimkan surat resign tiga bulan sebelum berhenti bekerja juga menjadi bentuk penghormatan terhadap aturan kerja di perusahaan.
Di saat yang sama, kamu juga menunjukkan profesionalitas kamu dengan memberi kesempatan kepada perusahaan mencari pengganti kamu, bahkan memungkinkan kamu ikut berperan serta melakukan sosialisasi tanggung jawab dan tugas kepada karyawan pengganti.
3. Menjaga Hubungan Baik
Adanya surat resign menunjukkan itikad baik kamu untuk menjaga hubungan baik dan reputasi positif. Siapa tahu kan di masa depan kamu ingin kembali bekerja di perusahaan yang sama, atau mungkin membutuhkan rekomendasi/referensi dari mantan atasan.
Tips dan Cara Resign Kerja yang Baik
Memutuskan berhenti bekerja memang menjadi hak karyawan, namun tetap saja kamu tidak bisa melakukan secara seenaknya. Agar proses berhenti bekerja meninggalkan jejak yang baik dan positif bagi reputasimu, maka ikuti langkah-langkah berikut:
1. Alasan Resign
Hal pertama yang akan atasan tanyakan saat kamu mengatakan akan berhenti bekerja adalah “alasan” atau “penyebab”. Oleh karena itu, pastikan kamu memikirkan dengan baik dan memilih alasan yang paling tepat.
Hindari menjelek-jelekkan rekan kerja, memberikan alasan yang negatif, apalagi sampai mengkritik kebijakan perusahaan secara berlebihan ya.
Ini juga jadi pengingat agar kamu tidak mengambil keputusan resign hanya karena emosi atau sedang ada konflik di kantor.
2. Notice Period / Masa Pemberitahuan
Notice period adalah masa pemberitahuan atau periode waktu antara memberitahukan ingin berhenti bekerja dengan hari terakhir bekerja.
Jika berdasarkan Kepmen Tenaga Kerja pasal 26 ayat 2, pengunduran diri tertulis seharusnya diajukan paling lambat 30 hari sebelum tanggal pengunduran diri (one month notice).
Tetapi setiap perusahaan punya aturan resign yang berbeda, ada yang paling cepat 2 minggu atau ada pula yang minimal 3 bulan. Untuk itu, kamu perlu cek ulang ketentuan resign yang biasanya tercantum dalam kontrak kerja.
4. Waktu yang Tepat untuk Mengundurkan Diri
Pastikan kamu memilih waktu yang tepat saat mau mengundurkan diri dari pekerjaan. Misalnya:
- Tidak sedang dalam masa akhir tahun fiskal.
- Tidak sedang terlibat dalam proyek besar yang krusial bagi perusahaan.
- Masih ada pekerjaan yang belum selesai padahal kamu yang menjadi penanggung jawab utamanya.
5. Temui Atasan
Alangkah lebih baiknya rencana kamu mengundurkan diri tidak bocor ke rekan kerja sebelum kamu menemui atasan ya. Dalam artian, atasan harus jadi orang pertama yang tahu keinginan kamu resign beserta alasannya.
Jadi, coba atur jadwal temu dengan atasan agar bisa berbicara secara pribadi sebelum ada gosip yang menyebar. Berbicaralah secara profesional dan jujur, namun tetap positif.
6. Buat Surat Resign
Jika atasan sudah setuju, maka langkah selanjutnya yang perlu kamu lakukan adalah menulis surat resign. Ada banyak contoh surat resign yang bisa kamu gunakan sebagai acuan, termasuk di akhir artikel ini.
7. Proses Administrasi dan Transisi
Serahkan surat resign ke tim HR perusahaan dan lengkapi dokumen administrasi lain yang dibutuhkan dalam proses berhenti bekerja.
Sambil menunggu hari kerja terakhir, aktiflah berperan serta dalam proses transisi, seperti:
- Menyiapkan panduan mengenai pekerjaan dan tugas harian untuk digunakan oleh karyawan yang menggantikan posisi kamu.
- Melatih karyawan pengganti agar lebih siap melanjutkan posisi kamu.
- Menyelesaikan pekerjaan yang masih tersisa.
Format Surat Resign Profesional dan Benar
Saat menulis surat resign, pastikan kamu mengikuti format yang umum sesuai ketentuan, yaitu:
- Tanggal penulisan surat resign
- Informasi kontak
- Perihal
- Salam pembuka
- Pernyataan tentang keinginan kamu untuk resign.
- Alasan resign
- Tanggal terakhir bekerja
- Ucapan terima kasih
- Pernyataan kesediaan untuk membantu proses transisi dan handover
- Salam Penutup
- Tanda tangan
Contoh Surat Resign
Agar memudahkan proses penulisan surat resign, kamu bisa mempelajari contoh surat resign yang ada di bawah ini:
01 Desember 2025
Yth. Ibu Ardiana Rusdi
Pimpinan PT. Ardiana Nusantara
Jalan Merdeka No.5 Jakarta
Perihal: Permohonan Resign
Dengan hormat,
Bersama surat ini, saya ingin mengajukan pengunduran diri dari posisi Admin Media Sosial terhitung sejak 1 Januari 2026. Hal ini terpaksa saya lakukan karena Ibu pasti sudah mengetahui seringnya saya mengajukan izin dan cuti untuk pengobatan.
Dengan alasan kesehatan yang kurang baik ini pula, dokter menyarankan agar saya beristirahat agar proses pengobatan bisa lancar hingga waktu yang belum bisa ditentukan.
Maka sesuai dengan ketentuan dalam kontrak kerja mengenai one month notice, saya pun mengajukan surat ini. Semoga permohonanan ini bisa dimaklumi ya.
Saya siap mengikuti prosedur dan masih bisa membantu secara online jika membutuhkan bantuan dalam proses handover dan transisi pekerjaan ke karyawan yang menggantikan saya.
Untuk itu, saya mencantumkan email dan nomor HP apabila perusahaan ingin mengontak saya seputar pekerjaan atau ada hal-hal lain yang masih perlu saya selesaikan.
Terima kasih untuk kerja sama yang sangat baik, kesabaran, dan bimbingannya selama ini. Saya sangat bersyukur bisa bekerja sama dengan Anda dan kolega di PT. Ardiana Nusantara. Harapan saya semoga kita bisa bekerja sama kembali di masa depan.
Hormat saya,
Anita Dinata
Sekarang kamu sudah paham tips, cara resign, hingga contoh surat resign di artikel ini, kan? Jika memang sudah siap untuk mengundurkan diri dari pekerjaan, ikuti cara di atas dan semoga segala sesuatunya lancar.
